大昌建设集团有限公司合同管理制度
 
第一章 总 则
第一条 为规范大昌建设集团有限公司(以下简称大昌公司)合同管理,明确管理职责,界定管理层面,防范经营风险,提高管理效能,结合公司实际情况,特制定本制度。
第二条  本制度适用于大昌建设集团有限公司全公司范围(包括下属分公司)。
第三条 本制度所指的合同包括建设工程施工合同、建设工程专业分包合同、加工承揽及定作合同、劳务合同、买卖合同、租赁合同、借贷款合同、投资及合作协议以及其它各类合同书或协议书、保证函等文件(以下统称“合同”)。
第四条 大昌公司合同管理遵循“事前防范,事后补救”的原则。
第五条 大昌公司合同实行专业集中管理原则和法律机构归口管理原则,并执行合同评审程序。
第六条 合同管理专业部门应对本专业合同统一编号并实行在线管理。
第七条 合同管理是指对合同签订前评审、合同立项、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档、客户信用管理、商帐追收、责任追究等全过程的管理。
 
第二章 法律法规学习制度
 第八条 每月定期组织学习有关合同法律法规,制订学法内容,时间安排,组织人员学习,并做好记录。
 第九条 董事长、总经理、各部门负责人必须带头参加有关合同法律法规的学习,合同信用管理人员、财务等部门业务人员必须经过有关合同法律法规的系统培训和考核,专、兼职合同信用管理人员必须取得有关合同法律法规培训证书。
 第十条 公司分管合同信用管理工作的负责人,部门分管合同信用管理的负责人及合同信用管理员定期组织活动,结合合同信用管理工作中遇到的实际问题,学习新法规、解决新问题。组织研讨会,案例分析会等,并做好书面记录。
 
第三章 授权委托书管理制度
 第十一条 法人授权委托人的主要职责是:
 一是在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;
 二是对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;
 三是对须报请上级领导审批的合同,办理申报手续,提出本人意见并对本人意见负责;
 四是对所签合同的全面履行具体负责,履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决,对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好;
    五是负责保管好本人所签合同的一切资料;合同履行完毕后应立即将资料上交归档。
  第十二条 凡具备下列条件的,可以发给法人授权委托证书:
  一是品格思想好。能自觉遵守国家的法律政策,遵守公司各项规章制度;能拒腐蚀,不贪污受贿,不假公济私、损公肥私。
  二是业务工作好。熟悉本职工作,能够良好地完成本人业务工作,并以公司利益为重,择优签约,严格履约,节约资金,增加收益,取得一定成绩,无遗留问题。
  三是法律意识强。对《合同法》等经济法规认真学习,初步掌握并能运用有关法规。
    第十三条 公司根据各部门和下属分公司的实际情况,决定法人委托人的设置及数额,具体人选由各单位确定,经培训考核合格后,才能取得法人委托书,委托人应当在授权范围内进行有效代理。
  第十四条 法人授权委托证书应妥善保管,防止遗失。一般实行一事一委托,不准将法人委托证书转借他人或用作其他证明,否则,要追究相应的责任。

 第四章 合同签订前评审制度
    第十五条 合同正式签订前,必须按规定上报相关领导审查批准。
    第十六条  合同审批权限:
 一是下属分公司对外签订的合同,除按规定须上报公司审查批准者外,由公司领导审批。
 二是下列合同由总经理或其授权人审批:
 1.标的超过3000万元的;2.预付定金或预付货款超过1000万元的;3.联营、合资、合作合同;4、重大涉外合同。
    三是下列合同由副总经理审批:
1.标的超过800万元的;2.投资1000万元以下的联营、合资、合作、涉外合同;3.领导授权的相关合同。
四是标的超过公司资产20%以上的合同由董事会审批。
  五是法律事务部负责对下列合同进行审查:董事会、总经理委托审查的合同;内容复杂、较难掌握,各企业要求提供法律帮助的合同。法律事务部主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性,提出意见供决策部门参考。
  第十七条 合同评审要求:
  一是合同的合法性。包括:当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定;权利、义务是否平等;订约程序是否符合法律规定。
  二是合同的严密性。包括:合同应具备的条款是否齐全;当事人双方的权利、义务是否具体、明确;文字表述是否确切无误。
  三是合同的真实性。包括对方履行合同的意愿是否诚恳,意思表示是否真实、一致。
  四是合同的可行性。包括:当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件;预计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
    五是根据法律规定或实际需要,合同还应当或可以呈报上级主管机关批准、备案。
  第十八条  合同的审批程序:
    一是申报。各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同,应事先填写“合同签订申报表”(一式二份),报本公司的领导审查批准。(凡先经领导口头同意签约的,签约后需补办手续)。需报总经理、董事长审批的,应由该企业领导签署意见,随合同初稿及有关资料、附件等,一并上报。
  二是审核。对送审的合同,应按本《制度》规定的审批权限,由主管人员或有关人员认真审阅,必要时可进行调查研究,最后作出:批准、不批准;通知申报单位补报材料或进一步谈判(应提出谈判的具体要求和注意事项)。
  三是主管人员在“申报表”上批写意见后,“申报表”一份及合同初稿留底,另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位,由承办人按批准的意见办理。
  四是上述审批程序一般为1至2天,特殊情况,经批准或授权的可不受审批程序的约束。

第五章 合同签订、履行、变更和解除制度
 第十九条 合同的签订制度:
  一是签订合同,必须遵守国家法律、法规及公司有关规定。
    二是对外签订合同,除法定代表人外,必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责,对本职工作负责,在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法委托人均无对外签约权。
   三是建立合同信用评价体系,签约人在签订合同之前,必须认真了解对方当事人的资信情况。包括:签约方是否具有法人资格、有无经营权、有无履约能力及其信用情况;坚持对合作伙伴资信调查制度,着重了解对方企业(单位)年检等级,守重等级,合同信用、税务信用、质量信用,收发货(款)情况,进行企业信用综合评估,减少交易风险,防止上当受骗,防止签订无效合同,确保所签合同有效、有利。
  四是签订合同,必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和效益原则。
  五是签订合同,如涉及公司内部其他单位的,应事先在内部进行协商,相互协调,然后签约。
  六是合同除即时清结者,应当采用书面形式。应当采用国家和省制定的示范文本,企业确实需要可以参照示范文本制定合同文本,但不得含有损害当事人利益的格式条款,对企业单位自制的合同文本必须认真审查,防止“霸王条款”以及“合同陷阱”。
  七是合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体,文字表达要清楚、准确。对方在合同中每一项应负担的义务均应与违约责任相对应。
    八是合同内容应审查的主要问题是:
 1.部首部分,注意写明双方的全称、签约时间和签约地点。
 2.正文部分,注意:产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等;技术质量要求要明确、具体;数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等;运输方式及运费负责应具体明确;交(提)货期限、地点及验收方法应明确;价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价;违约责任有法定违约金的按规定写明,法律没规定或规定不具体的,应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法。
3.结尾部分双方都必须使用合格的印章——公章或合同专用章,不得使用财务章、部门章或业务章等不合格印章,注明合同有效期限。
  4.签订合同,除合同履行地在我方住所所在地外,签约时应力争协议合同由我方所在人民法院管辖或选择——仲裁机构仲裁。
  5.签订合同应以现货为主,并坚持以销定进原则;付款尽可能采用托收承付,签订合同应以现款为主,不准赊销;确需赊销或代销的,由公司负责人审批。
  6.任何人对外签订合同,都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨,决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利,给公司造成经济损失,依法追究刑事责任。
  第二十条 合同的履行制度
  一是合同依法成立,即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行和全面履行。
  二是合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
  三是各企业领导及签约人应随时了解、掌握合同的履行情况,发现对方无法履行合同义务时应当及时提出先履行,同时履行和不安抗辩权以及保全措施。
   第二十一条 合同的变更、解除制度
  (一)在合同履行过程中遇到困难,各企业首先应尽一切努力克服困难,尽力保障合同的履行。
  (二)如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
  (三) 对方当事人提出变更、解除合同的,应从维护本企业合法权益出发,从严控制。
  (四)变更、解除合同,必须符合《合同法》的规定,并应在公司内办理有关手续。
    (五)变更、解除合同的手续,应按审批权限和程序执行。
  (六)经上报主管机关批准备案的合同,在达成变更、解除协议前,应报原机关批准。
  (七)经公证机关公证的合同,在达成变更、解除协议后,必须报公证机关重新公证,才具有法律效力。
  (八)变更、解除合同,必须采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等),口头形式一律无效。
  (九)变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。
    (十)因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免责的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
  (十一)以变更、解除合同为名,行以权谋私、假公济私之实,损公肥私的,一经发现,公司追究其经济责任。
  
第六章 客户信用管理制度
 第二十二条 要充分了解客户和掌握客户的信誉状况,规范企业客户信用管理工作,避免销售活动中因客户信用问题给企业带来损失。
 第二十三条 公司合同信用管理部门负责拟定客户信用政策及信用等级标准,供公司领导审批通过后执行。
 第二十四条 客户信用评定。
 合同信用管理机构加强与各业务部门的联系与沟通,及时掌握客户的信用信息,建立每位客户的档案,制定客户信用调查表,对客户进行走访,调查、向有关部门收集客户资信状况资料等方式掌握客户信息,填写客户调查表,对客户进行信用评级,确定信用等级,实行分级管理。同时对客户实行跟踪管理,补充客户信用信息,每半年对客户的信用情况进行汇总分析,形成书面评价报告,并根据年审报告及时调整客户信用等级与授信额度。
 第二十五条 客户授信额度
 根据客户的信用等级,公司给客户不同的授信额度,并建立客户信用档案。
 第二十六条 根据客户实际情况进行实时汇总、更新。
 
第七章 合同文本管理制度
 第二十七条 合同文本的管理,应做到规范化、科学化、统一化。
    第二十八条 建立合同文本档案。每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。
  第二十九条 合同文本档案还应当包括:合同台帐;合同文本;合同专用章使用登记;授权委托登记;合同学习、培训情况;帮扶情况记录;重合同守信用情况记录;合同纠纷卷宗材料等。
  第三十条 合同文本档案可实行电脑管理,但必须具有机读和文字记载相结合。
  第三十一条 合同文本档案应装订成册,实行一份一档,由专人管理备查。
  第三十二条 查阅合同文本档案需经过批准并进行登记。

第八章 商帐追收制度
 第三十三条 对拖欠账款的追收,要采用多种方法清讨,催收账款责任到位,对已发生的应收账款,可按其账龄和收取难易程度,逐一分类排序,找出拖欠原因,明确落实催收账款责任,对于确定由于资金周转困难的企业,应采取订立还款计划,限期清欠。
 第三十四条 商帐追收程序与方式:
 一是合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
  二是合同纠纷由签约企业负责处理。涉及内部几个企业或几个部门的,可以协商或由公司确定一个企业为主负责处理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。
  三是处理合同纠纷的原则是:
  1.坚持以事实为依据,以法律为准绳,法律未规定的,以国家政策或合同条款为准。
  2.首先以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在既维护本企业合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。
  3.因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。
  四是各企业在处理纠纷时,应加强联系,及时通气,积极主动地做好应做的工作,不互相推委、指责、埋怨、统一意见,统一行动,一致对外。
  五是法律事务部处理合同纠纷的范围是:
  1.董事会、总经理交办的;
  2.经各有企业处理解决不了的;
  3.其他应由法律事务部处理的。
  六是提请处理合同纠纷的程序是:
  1.承办人填写“对外合同纠纷申报表”,按本《制度》的规定报批。
  2.审批单位可依据情况,在1天内作出由上报单位负责处理;由法律部负责处理。
  3.法律事务部对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷,经主管领导同意,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。
  七是合同纠纷的提出,加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。
  八是凡由法律事务部处理的合同纠纷,有关企业必须主动提供下列证据材料(原件或影印件):
  1.合同的文本(包括变更、解除合同的协议)以及与合同有关的附件、文书、电报、图表邮件、传真等;
  2.送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;
  3.货款的承付、托收凭证,有关财务帐目;
  4.产品的质量标准、样品或鉴定报告;
  5.有关违约的证据材料;
  6.其他与处理纠纷有关的材料。
  九是对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。
  十是各企业对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,应复印若干份,分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执,各部门应由专人负责该文书的履行。
    十一是对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向主管领导和法律部汇报。
  十二是 对当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,由法律部配合各单位向人民法院申请执行。
    十三是在向人民法院提交申请执行书之前,有关单位应认真检查对方的执行情况,防止差错。
  十四是执行中若达成和解协议的,应制作协议书并按协议书规定办理。
  十五是合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位,并将有关资料汇总、归档,以备查考。
 
第九章 失信责任追究制度
第三十五条 凡具有下列情况之一的部门和人员,视其情节轻重给予行政处分,经济赔偿直至追究刑事责任:
  1.盲目签订合同,造成损失的;
  2.未经授权、擅自签订、变更或解除合同造成损失的;
  3.工作不负责任,不按合同规定履行义务,进行验收、查询、反馈信息,导致企业丧失抗辩权、撤消权、代位权、胜诉权的;
  4.工作不负责任,对方违约不汇报、不追究、暗中向对方提供内情,收受贿赂,给本公司造成损失的;
  5.有缔约过失责任的;订立无效合同的;因重大误解和恶意串通而订立合同损害国家和集体利益的;严重不负责任被欺诈的。
 
第十章 合同专用章制度
 第三十六条 公司及下属分公司对外签订合同所加盖的印章,除各企业的公章外,一律使用公司统一编号的合同专用章,其他印章一律不准代替使用。否则,财务部门有权拒绝办理结算手续,由此所引起的责任由有关人员承担,还可以予以处罚。
  第三十七条 合同专用章由有关公司统一刻制、编号和颁发;严禁任何人私自刻制、使用。
  第三十八条 合同专用章应严格按照授权的范围使用,不准混用、代用或借用。
  第三十九条 合同专用章应妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废外,还要追究有关人员的经济责任和行政责任。
 
第十一章  法定代表人的主要职责
    第四十条 法定代表人的主要职责如下:
    一是在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;
  二是对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;
  三是对须报请上级领导审批的合同,办理申报手续,提出本人意见并对本人意见负责;
  四是对所签合同的全面履行具体负责,履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决,对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好;
  五是负责保管好本人所签合同的一切资料;合同履行完毕后应立即将资料上交归档。  
 
第十二章  合同信用管理机构主要负责人的职责
    第四十一条 合同信用管理机构主要负责人的职责如下:
一是贯彻执行《合同法》及有关法律法规,组织有关人员的学习和培训。
二是制定合同管理章程、制度。并贯彻实施。
  三是负责各类合同的签订、履行、变更、转让和终止,并审核企业对外签订的重大合同。
  四是审查合同,建立合同台帐和档案,管理合同文本、合同专用章、《授权委托书》,进行合同统计,做出统计分析。
  五是决定合同评估、评审、审批、登记、备案、咨询事宜;决定格式合同制作、合同鉴证、合同催告、合同撤销事宜;决定合同担保及抵押等事宜。
  六是协调单位内部和外部合同关系,解决合同问题和处理合同纠纷。
    七是协助领导开展“守合同重信用”活动和合同调研活动。
 
第十三章  合同管理员职责
第四十二条 合同管理员的主要职责如下:
一是合同管理员应具有一定的文化水平和语言文字能力,具有相应的合同法律、法规知识,懂业务,懂管理,工作认真细致。
  二是合同管理员除搞好自身的学习外,应对相关业务人员进行合同知识培训,实行持证上岗制度。
  三是参与合同的会商、评审。根据委托订立合同,进行变更和解除。
  四是检查合同的订立与履行,办理合同公证,办理抵押物登记等。
  五是管理合同文本、合同专用章和法人授权委托书并按规定使用。登记台帐,填报统计报表,建立合同档案。登记、保管与合同有关的文字、单证材料。
  六是清理债务,追讨欠款,参与仲裁、诉讼活动。
  七是合同管理员调岗,应认真办理档案、资料移交等手续,经领导同意后离任。

第十四章  相关部门合同管理职责
    第四十三条 其他相关部门合同管理人员的主要职责如下:
 一是建立合同管理台帐,合同台帐包括合同登记台帐、合同检查台帐、合同统计台帐、合同法律法规学习与培训台帐、合同专用章使用登记台帐、合同文本领用登记台帐、《授权委托书》使用登记台帐。是建立合同台帐,旨在通过合同管理,管理本单位的生产经营行为,使决策者了解本企业的生产、销售情况。
  二是合同综合管理部门按合同类别建立健全合同汇总台帐,分管单位(部门)应建立健全分类台帐。
  三是建立合同管理台帐。各企业应根据合同的不同种类,建立合同的分类台帐和总台帐。
  四是合同管理部门须设一个总台帐。其主要内容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写,做到准确、及时、完整。
  五是填写“合同情况月报表”。各单位、下属分公司应在每月5日之前将上月月报表填写好后报送总经理,同时抄报计划财务部和法律事务部门。
 
 
第十五章 附 则
第四十四条 本制度自2007年7月1日起实施。
第四十五条 大昌公司专业合同主管部门可根据本专业实际情况,制定具体的专业合同管理办法,并向大昌公司法律事务部备案。
第四十六条 本制度经董事会讨论通过,由总经理发布施行。
 
 

 

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